Datenschutzerklärung und Erklärung zur Informationspflicht nach Art. 13f DSGVO

Damit Sie wissen, wie wir mit Ihren Daten umgehen, teilen wir Ihnen die nach Art 13f DSGVO nachfolgende Informationen mit:

Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen und damit Sie wissen, wie wir Ihre Daten verarbeiten, teilen wir gemäß § 13f DSGVO Folgendes mit: Die Verarbeitung Ihrer Daten, die beim Besuch der Website, beim Download von Inhalten oder der Nutzung innerhalb der Website angebotenen Anwendungen erhoben werden erfolgt ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, DSG 2000, TKG 2003). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website.

1. Verantwortliche und Kontaktdaten
Für die Verarbeitung verantwortlich ist die Hochschüler*innenschaft der FH Kärnten
Europastraße 4,
9524 St. Magdalen

E-Mail: oeh@fh-kaernten.at
Telefon: 0677/61420296

Vertretungsbefugte*r Vorsitzende*r: Vorsitz-Team

Rechtsform: Körperschaft öffentlichen Rechts

Zuständige Aufsichtsbehörde: Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung

Gesetzliche Grundlage: Bundesgesetz über die Vertretung der Studierenden – Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetz 2014 – HSG 2014, idgF.

Grundlegende Richtung: Gesetzliche Interessenvertretung der Studierenden an der FH Kärnten.

Der/die Datenschutzbeauftrage*r ist unter der E-Mail oeh@fh-kaernten.at erreichbar.
Wichtig: Der*die Datenschutzbeauftragte*r beantwortet bzw. erteilt keine allgemeinen Rechtsauskünfte.

2. Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Studierendendaten: Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen unserer Tätigkeit als Studierendenvertretung samt Aufzeichnungen betreffend unserer geleisteten Services.

Bewerber*innendaten: Verarbeitung von uns überlassenen personenbezogenen Daten im Rahmen eines Bewerbungsprozesses bei der ÖH FH Kärnten.

Kontaktdaten: Verarbeitung von personenbezogenen Daten, wenn Sie über unsere Website per Formular, Whatsapp, E-Mail Kontakt mit uns aufnehmen.

3. Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Hochschüler*innenschaft der FH Kärnten ist die gesetzlich legitimierte Interessenvertretung der Studierenden an der FH Kärnten und setzt sich für ihre Rechte ein. Zu diesem Zweck werden personenbezogene Daten wie folgt verarbeitet:

Wir bieten für die Kontaktaufnahme mit uns verschiedene Möglichkeiten an. Ein Kontakt kann über unsere Website durch Kontaktformular, über WhatsApp, Telefon, oder auch allgemein per E-Mail hergestellt werden. Ihre dort angegebenen personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Datum, Uhrzeit usw), sowie der Inhalt der Nachricht, werden zum Zweck der Bearbeitung der Anfrage verarbeitet. Wie lange diese Daten dann gespeichert werden und ob die Daten weitergegeben werden (Punkt 4 „Empfänger*innen“), hängt vom Inhalt der Anfrage ab.

4. Empfänger*innen
Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten von Studierenden im Rahmen von Anfragen oder Förderleistungen unsererseits werden nur innerhalb der Hochschüler*innenschaft verarbeitet. In manchen Fällen benötigt die Bearbeitung auch eine Abklärung und Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen der FH Kärnten. In diesem Fall werden die Daten auch mit den entsprechenden Abteilungen geteilt. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten intern oder extern weitergeben, wird durch unsere internen Datenschutzregeln ein einheitliches Datenschutzniveau sichergestellt.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden an keine Empfänger*innen in Drittländern oder internationale Organisationen übermittelt.

5. Mitarbeit in der ÖH FH Kärnten
Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten im Rahmen einer Angestelltentätigkeit, einer freiwilligen Mitarbeit oder eines Mandats bei der Hochschüler*innenschaft werden ebenfalls nur innerhalb der Hochschüler*innenschaft verarbeitet bzw für bestimmte Verarbeitungen (Studiengebühren etc) auch mit der FH Kärnten geteilt. Wenn Sie also in der ÖH auf welche Weise auch immer, mitarbeiten werden die von Ihnen übermittelten (personenbezogenen) Daten für den Zweck eines Vertragsverhältnisses erhoben und gespeichert. Insbesondere können verarbeitet werden: Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, IBAN.

Eine Weitergabe von den von uns erhobenen oder erhaltenen personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur soweit eine gesetzliche Verpflichtung dazu besteht zB nach BAO. Insofern werden Daten von Mitarbeiter*innen, Mandatar*innen, Referent*innen, sowie Sachbearbeiter*innen mit unserer Lohnverrechnung, dem Finanzamt, sowie der ÖGK geteilt. Ihre Daten werden zum Zweck dieser Stammdatenverwaltung solange aufbewahrt, wie es der jeweilige Zweck der Einzelanwendung erfordert.

6. Dauer der Datenspeicherung
Ihre eingegebenen Daten werden bei uns sicher aufbewahrt und bis zum Ablauf von folgenden Fristen gespeichert:
Daten von Förderansuchen (zB Mobilitätsförderung), Buchhaltungsunterlagen, Belege und Rechnungen 7 Jahre, gem. BAO
Daten von allgemeinen Anfragen solange wie sie für die Erreichung des Zwecks nötig sind.
Daten von PlagScans werden sofort nach Abschluss des PlagScans gelöscht.
Daten des Baby-Willkommensgeschenks werden sofort nach Übermittlung des Geschenks gelöscht
Bewerberdaten werden 7 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gespeichert.
Mitarbeiterdaten: werden 3 Jahre nach Beendigung des Dienstverhältnisses gelöscht. Daten die aus steuerrechtlicher Sicht unter die Anwendung der BAO fallen, werden erst nach 7 Jahren gelöscht.
Daten von Mandataren: werden 3 Jahre nach Ausscheiden aus der ÖH gelöscht.
Daten die wir über unsere Social-Media-Kanäle von Ihnen erhalten solange Sie der Verarbeitung nicht widersprechen.

7. Benützung der Website
Wenn Sie Websites besuchen, werden gewisse Informationen automatisch erstellt und gespeichert – so ist das auch bei uns. Wenn Sie unsere Website besuchen, speichert unser Webserver automatisch Daten wie: Adresse (URL) der aufgerufenen Website; Browser und Browserversion; das verwendete Betriebssystem; die Adresse (URL) der zuvor besuchten Seite (Referrer URL); den Hostname und die IP-Adresse des Geräts von welchem aus zugegriffen wird; Datum und Uhrzeit in Dateien (Webserver-Logfiles). Dies ist technisch bedingt und muss daher zur Erfüllung unseres gesetzlichen Auftrags so erfolgen. In der Regel werden Webserver-Logfiles wenige Wochen gespeichert und danach automatisch gelöscht. Diese Dateien werden von uns nicht weitergegeben, wir können jedoch nicht ausschließen, dass diese Daten beim Vorliegen von rechtswidrigem Verhalten eingesehen werden.
Eingegebene Daten in Formularfeldern: Alle Eingaben erfolgen ausdrücklich auf freiwilliger Basis. Wir verarbeiten automationsunterstützt jene personenbezogenen Daten, welche Sie selbst freiwillig im Rahmen von z.B. Umfragen, dem Kontaktformular bekanntgeben. Zweck der Verarbeitung ist die Möglichkeit zur Rückfrage zu Ihren Angaben bzw. zur Übermittlung von weiteren Informationen. Ihre Daten werden nur für den Inhaber und die zuständigen Mitarbeiter*innen im Rahmen der Tätigkeit für das Unternehmen bereitgestellt. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

8. Bildaufnahmen
Bei unseren öffentlichen Veranstaltungen fertigen wir auch Bildaufnahmen an. Diese Datenverarbeitung dient unserer Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen unserer Aufgaben als gesetzlich legitimierte Interessenvertretung der Studierenden. Außerdem gehen wir davon aus, dass die Verwendung der Bildaufnahmen nicht übermäßig in Ihre Rechte und Freiheiten eingreift, da Sie sich ja selbst in den öffentlichen Raum begeben haben. Es wird allerdings strengstens darauf geachtet, dass keine berechtigten Interessen von abgebildeten Personen verletzt werden. Die Bildaufnahmen werden gegebenenfalls auf unseren Social-Media-Kanälen veröffentlicht.
Für unsere Website fertigen wir von unseren (gewählten) Vertreter*innen Bildaufnahmen an. Wenn dies nicht gewünscht ist, kann der Verwendung jederzeit widersprochen werden.
Das Recht auf Löschung können Sie bereits während der Veranstaltung geltend machen, indem Sie den/die Fotograf*in dazu ersuchen die Bildaufnahme unverzüglich zu löschen.

9. Videokonferenzen
Zum Zweck der Erfüllung unserer Aufgaben als gesetzlich legitimierte Interessenvertretung der Studierenden finden – zumindest 2 Mal im Semester – Sitzungen der Hochschulvertretung statt. Diese Sitzungen sind öffentlich und werden hybrid abgehalten, was bedeutet, dass es Mandatar*innen, sowie jeder interessierten Person möglich ist, via Teams an der Sitzung teilzunehmen.
Microsoft Teams ist ein Kollaborationssystem der Microsoft Corporation zur Kommunikation mittels Videokonferenzen. Bei der Anwendung dieses Dienstes werden personenbezogene Daten von Teilnehmern für bestimmte Zwecke verarbeitet. Ihre personenbezogenen Daten zB Name, E-Mail, Verbindungsdaten, Einladungsinformationen, Inhalte der Meetings wie Chat, Audio- und Videodateien, sowie übermittelte Dokumente werden von uns als Verantwortlicher zum Zweck dieser Kommunikation verarbeitet. Die Inhalte des Meetings (Audio und Video) werden bis zur Genehmigung des Sitzungsprotokolls in der darauffolgenden Sitzung gespeichert.
Während der Nutzung des Dienstes werden die Daten innerhalb der EU verarbeitet, bis der Verantwortliche sie löscht. Meetingdaten werden nach 3 Jahren automatisch gelöscht, wenn nicht im Einzelfall eine kürzere Frist besteht.

10. Veranstaltungsanmeldungen
Wir ermöglichen den Studierenden der FH Kärnten in regelmäßigen Abständen die Teilnahme an Veranstaltungen. Wird die Veranstaltung von uns organisiert zB Weihnachtskino, ÖH-Ausflüge, Gewinnspiele, Glühweinstand, sonstige Parties, gelten wir als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten zu diesem Zweck Ihre personenbezogenen Daten die wir im Rahmen der Anmeldung erhalten. Es kann sich dabei um für diesen Zweck angestellte Personen handeln (Glühweinstand), in diesem Fall besteht ein Vertragsverhältnis und die Daten werden von uns aufgrund dessen verwendet. Siehe auch Punkt 4 „Empfänger*innen“. Es können dabei auch Bildaufnahmen gemacht werden, siehe Punkt 8 „Bildaufnahmen“. Anmeldedaten zu Ausflügen oder zum Kino speichern wir gem. BAO.

11. Informationsmails
Als gesetzlich legitimierte Interessenvertretung der Studierenden ist es uns natürlich ein großes Anliegen Studierende über uns zu informieren, das liegt auch in unserer rechtlichen Verpflichtung. Daher gibt es von Seiten der ÖH auch immer wieder E-Mails, die alle Studierenden und Lehrgangsteilnehmer*innen erhalten. Es handelt sich dabei um keine Newsletter, sondern um die Erfüllung unseres gesetzlichen Auftrags. Da Sie als Studierende automatisch Mitglied in unserer Interessenvertretung sind und wir Zugriff auf die FH-interne E-Mail-Adressen aller Studierenden haben, ist uns dies möglich.

12. Welche Betroffenenrechte gibt es
Grundsätzlich stehen Ihnen folgende Rechte zur Verfügung:
– Widerruf einer Einwilligung zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten
– Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Art. 15 DSGVO
– Recht auf Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, Art. 16 DSGVO
– Recht auf Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, Art. 17 DSGVO
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, Art 18 DSGVO
– Recht auf Datenübertragbarkeit, Art 20 DSGVO
– Widerspruch zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten, Art 21 DSGVO
Wenn Sie Anlass zur Annahme haben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche verletzt worden sind, stehen wir Ihnen zur Klärung jederzeit zur Verfügung. Unsere*n Datenschutzbeauftragt*en erreichen Sie unter oeh@fh-kaernten.at. Sie haben auch das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren. In Österreich ist dies die Datenschutzbehörde.
Außerdem verwenden wir keine Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung (Profiling).

13. Technische und organisatorische Maßnahmen zum Datenschutz
Die Einsichtnahme der gespeicherten und von uns verwendeten (personenbezogenen) Daten ist ausschließlich auf autorisierte Personen innerhalb der Körperschaft beschränkt. Außerdem sind alle diese Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet.
Wir sind in das System und Netzwerk der FH Kärnten eingebunden, es erfolgen alle Datenspeicherungen darüber.
Als technische Sicherungsmaßnahmen haben wir eine strenge Passwort-Policy, wie auch eine Zutrittskontrolle. Diese erfolgt im Rahmen einer elektronischen Zugangskarte zum ÖH Büro. Hier haben nur die Mitarbeiter*innen und der Vorsitzende der Hochschulvertretung Zugang. Innerhalb des Büros erfolgt durch abgesperrte Schränke noch ein weiteres Zutrittssystem. Der benötigte Schlüssel wird in einem Safe aufbewahrt. So stellen wir ein großes Schutzniveau Ihrer Daten her.
Trotz aller Schutzmaßnahmen müssen wir aber darauf hinweisen, dass die Übertragung von Daten im Internet (z.B. per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen und ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff Dritter nicht gewährleistet werden kann. Wir übernehmen daher keine Haftung für etwaige Schäden, die durch solche Sicherheitslücken entstehen.

14. Cookies
Unsere Website verwendet so genannte Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Sie richten keinen Schaden an. Details dazu finden sich in unserer Cookie-Richtlinie.